Digitalizace jako krotitel nekončící záplavy dokumentů

Digitalizace jako krotitel nekončící záplavy dokumentů
napojeni-w.png

Jednoduchá správa dokumentů pomocí napojení na různé databáze

Digitalizace dokumentů vám umožní snadno vyhledávat a spravovat dokumenty. Díky tomu můžete rychleji reagovat na požadavky vašich zákazníků. Ať už jste malá firma nebo velká korporace, digitalizace dokumentů je řešení, které vám může pomoci ušetřit čas, peníze a zlepšit efektivitu vaší práce.

 

Jestliže manuálně spravujete systém, kde uchováváte své informace, data o zákaznících, produktech, objednávkách a dalších relevantních informacích, dostáváte se do rizika vyšší chybovosti, složitosti řešení a nepřehlednosti dat. Díky možnosti napojení se na různé databáze pro vás můžeme vytvořit integraci mezi systémy, která vám přinese následující benefity:

  1. omezení manuálního zásahu či aktualizace,
  2. správu dat z jednoho místa,
  3. personalizovaný přístup k zákazníkům,
  4. automatizaci procesů.

 

Více o konkrétním řešení napojení na databáze CRM, ERP pro právní weby nebo napojení na databázi Helios pro B2B Praha Music Center se dočtete v našich referencích.

Přenos dat ze stávajícího manuálního systému do digitálního prostředí

Existuje několik možností jak můžete řešit přesun dat - od manuálního přepisu, až po import/export dat nebo integrací dat pomocí API.

Nejjednodušším a nejčastějším způsobem je manuální přepis dat do nového digitálního systému. To vyžaduje práci operátorů, kteří přepisují data z papírových dokumentů. Tento přístup je časově náročný a náchylný k chybám, ale může být vhodný pro menší objemy dat. Další možností je import/export dat ze stávajícího systému do nového systému pomocí přípravy dat ve správném formátu csv, xml aj.

Díky našim technickým znalostem jsme schopni vytvořit integraci pomocí API (Application Programming Interface) mezi stávajícím a novým systémem. API je ideální možností vzájemné komunikace mezi dvěma systémy, což umožňuje přenos dat mezi nimi a synchronizaci informací.

Vaše data díky digitální podobě budou v bezpečí a stále aktualizovaná.

 

doc-w.png

Generování dokumentů - pdf, faktur, smluv, apod.

Ať už patříte mezi personální agentury nebo výrobní firmy, generátory dokumentů se vám mohou hodit pro vytváření popisu pracovních nabídek, produktových letáků, konkrétních nabídek nebo produktových katalogů.

Pokud uvádíte na trh nové produkty, řešíte agendu spojenou s rozsáhlou přípravou tvorby nového katalogu a marketingových materiálů. Část firmy nedělá nic jiného než řeší, jaký obsah bude v katalogu a jaké podklady je třeba dodat. Těsně před uzávěrkou pak může nastat i situace, že přijde požadavek na změnu. A rázem je tu nemilá situace pro všechny. I to je jeden z případů, se kterým vám dokážeme pomoci.

Díky našemu řešení se zbavíte

  • manuálního zadávání dat,
  • odstraníte problém s aktualizací dat,
  • dosáhnete snížení chybovosti,
  • ušetříte čas

 

Jak toho lze dosáhnout? Využijeme exportu dat z vašeho interního systému prostřednictvím aplikace. Budete kdykoli a kdekoli pracovat s aktuálními daty. Přínosem pro vás může být i to, že přístup k editaci může mít více lidí a nemusí to být pouze grafici. Celý proces příprav nového katalogu s vámi projdeme, vyladíme detaily a výsledkem bude “katalog na jeden klik”.

 

Více o na míru vytvořeném specializovaném nástroji na tvorbu a generování ceníků a katalogů
pro společnost BOSCH se dočtete v seznamu našich referencí .

 

Připravili jsme webovou aplikaci, kde měl zákazník možnost vybrat si z připravených grafických šablon (vytvořených na míru) a pak už jen jednoduše vybíral produkty, které chce do katalogu přidat. Informace o produktech se dle nastavených parametrů přenášely z jeho e-shopu. Říká se, že v jednoduchosti je krása. A přesně tak to bylo i v tomto případě. Když se přesně vydefinují požadavky a vymyslí se optimální technické řešení, tak výsledek stojí za to. Příprava katalogu se tak mnohonásobně zrychlí, eliminuje se množství chyb a katalog díky nepřetržité aktualizaci napojením na správu produktů “nestárne”. Unikátní je také tvorba pdf nabídek, kterou lze přizpůsobovat potřebnému výběru.


Pokud vás zajímá více nástroj na tvorbu generování pracovních nabídek pro společnost Accenture podívejte se do  seznamu našich referencí.

 

safety-w.png

Bezpečnost přenosu dat

Zajistíme bezpečnost pro vaše data díky použitému způsobu přenosu a implementaci bezpečnostních opatřeních. Budeme vaším průvodcem při přenosu dat, tak abychom vám pomohli minimalizovat rizika úniku, ztráty nebo nepovoleného přístupu k citlivým informacím. Bereme v úvahu několik opatření pro zabezpečený přenos dat. Například šifrování, které zajišťuje, že jsou data zakódována tak, že jsou nečitelná bez správného klíče nebo hesla. Může se jednat o šifrování přenosu pomocí protokolu HTTPS (Secure Sockets Layer), Transport Layer Security (TLS) při použití webových služeb nebo komunikace přes internet. Zároveň je možností využití šifrování, které je aplikováno na samotná data před jejich přenosem. Můžeme vám doporučit použití zabezpečených protokolů, jako je SSH (Secure Shell) nebo SFTP (Secure File Transfer Protocol), která vám pro přenos dat mohou přidat další vrstvu ochrany. Tyto protokoly zajistí, že data jsou přenášena přes zabezpečený kanál.

Jsme tu pro vás jako podpora pro nastavení autentizace, která umožňuje přístup k datům oprávněným osobám, pomocí ověření  uživatelských jmen, hesel nebo jiných identifikačních údajů. Pomůžeme vám správně nastavit firewall, intrusion detection systémy (IDS) nebo intrusion prevention systémů (IPS) a tím chránit vaše data před útoky na síťové protokoly. Díky našim auditům a sledováním přenosu dat můžeme minimalizovat rizika a zlepšit celkovou bezpečnost přenosu dat.

 

V tomto článku jste měli možnost získat  informace o tom, jak spravovat dokumenty, zajistit jejich digitalizaci, omezit manuální činnosti, snížit chybovost a ušetřit čas. Dozvěděli jste seo možnostech napojení na různé databáze a o tom, jak snadno vygenerovat nový katalog či leták s novou pracovní pozicí. A to není vše, co umíme:-)

 

Příště se podíváme na evidenci servisních zásahů, aplikace pro školení, testy a e-learning, věrnostní programy a další aplikace na míru.